La fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere.
Da più di due anni, la fatturazione elettronica è un requisito obbligatorio per professionisti e aziende. La Legge di Bilancio 2018, approvata il 23/12/2017 ed entrata in vigore il 1° gennaio 2019, ha stabilito che qualsiasi documento di vendita emesso da un soggetto con Partita IVA, escluse alcune tipologie di soggetti, sarà considerato valido solo se generato in un particolare formato elettronico (.xml) e inviato tramite un sistema di certificazione dell’Agenzia delle Entrate (il Sistema di Interscambio, SdI). Nonostante la sua introduzione sia avvenuta da un po’ e abbia rivoluzionato il modo in cui si redigono, inviano, ricevono e archiviano le fatture, ancora sono molti i dubbi dei soggetti interessati da questo strumento. Per questo, abbiamo pensato di dedicarvi un post, così da chiarire le idee soprattutto a chi sta per avviare una propria attività e ha bisogno di comprendere l’argomento in modo molto semplice.
La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che elimina il supporto cartaceo. Il formato standard mediante il quale deve essere elaborata ciascuna fattura è chiamato FatturaPA: in sostanza, significa che i contenuti informativi di una dichiarazione cartacea vengono “trasformati” in un flusso di dati digitali. Quindi, tolte carta, penna, buste, raccomandate ed e-mail, i passaggi dall’emissione della fattura elettronica alla sua consegna sono i seguenti:
- compilazione della fattura elettronica tramite un software dedicato (si può scegliere tra vari a disposizione)
- apposizione della firma digitale qualificata dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario, operazione che verrà effettuata dal software gestionale selezionato
- invio della fattura elettronica al destinatario (uffici della Pubblica Amministrazione, consumatori o imprese/professionisti) esclusivamente tramite il sopracitato Sistema di Interscambio
- dopo i controlli tecnici automatici del Sistema di Interscambio, consegna del documento al soggetto a cui è indirizzato.
Sia chi emette la fattura sia chi la riceve ha l’obbligo, poi, di conservarla nei propri archivi (ovviamente digitali) per 10 anni, importandola nel nostro software gestionale per registrarla. In questo modo, vengono completamente annullati i costi di stampa, spedizione e conservazione delle fatture (oltre che risparmiati gli spazi un tempo destinati ai raccoglitori contenenti centinaia di fogli) e viene facilitata la loro consultazione nel tempo, con la certezza che la fattura giungerà a chi di dovere e non potrà andare mai perduta. L’unico costo a nostro carico è quello del bollo digitale, pari a 2 euro.
In realtà, però, l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica tra privati non ha cancellato del tutto l’utilizzo delle fatture cartacee, dal momento che, come anticipato prima, vi sono alcuni soggetti che non sono obbligati all’emissione di fatture elettroniche (ma possono comunque volontariamente scegliere di utilizzarla), ovvero:
- quelli che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
- quelli che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
- le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extracomunitari.
I vantaggi di avvalersi della fatturazione elettronica sono tanti. In primis, si risparmiano tempo e denaro grazie all’intera automatizzazione del processo di vita delle fatture e si rende più snella e rapida la relazione tra cliente e fornitore grazie al riferimento alla data e ora di emissione e consegna. Secondo vantaggio: come evidenziato da un recente studio, il tasso di “mortalità” delle imprese italiane entro 5 anni dall’apertura è in media del 40%, ma per le imprese che scelgono di dotarsi di un software gestionale il tasso di mortalità entro 5 anni dall’avvio è solo del 6%. Inoltre, si ha sempre ben chiara la situazione patrimoniale della nostra attività, che è anche il primo passo per essere pagati in tempo: insieme ai registri di prima nota e allo scadenziario, le fatture elettroniche permettono di avere sempre sotto controllo la situazione. Infine, non dobbiamo dimenticare un altro importantissimo e primario aspetto: grazie alla fatturazione elettronica, e al tracciamento immediato dei pagamenti che ne consegue, è più semplice combattere l’evasione fiscale; del resto, l’idea della sua introduzione nacque proprio da questa esigenza.
In conclusione, si tratta di una modalità di lavorare per imprese e professionisti che porta parecchi benefici e il cui utilizzo è facile per tutti.
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